Fevereiro começando, e gostaria de compartilhar umas dicas de como organizar melhor nosso tempo diário. Este assunto tem constante publicação em diversos sites, e hoje foi compartilhado aqui no trabalho.
Dependendo da rotina é algo chato e difícil de cumprir, pois exige disciplina, mas nunca é demais relembrar alguns pontos, já que o que importa mesmo é sabermos que estamos alcançando (pequenos e/ou grandes) resultados.
Dicas para administrar melhor o Tempo
- Organize suas atividades em duas listas: a principal (Master list) que contém as maiores atividades a fazer, e a detalhada (To Do list), que contém a lista de pequenas tarefas, vinculadas ou não com as da lista principal;
- Encontre um propósito claro que o motive a desenvolver uma atividade e estabeleça metas para concluí-la;
- Defina as prioridades de suas atividades com base em dois critérios: importância e urgência:
- Se a atividade é IMPORTANTE e TEM PRAZO, faça AGORA
- Se a atividade é IMPORTANTE e NÃO TEM PRAZO, faça LOGO DEPOIS
- Se a atividade NÃO É IMPORTANTE e TEM PRAZO, DELEGUE
- Se a atividade NÃO É IMPORTANTE e NÃO TEM PRAZO, NÃO FAÇA
- Leia um e-mail e resolva-o na hora e o lerá somente uma vez. Se não puder resolvê-lo na hora, crie uma atividade correspondente a ele;
- Se for preciso resolver questões com outras pessoas, organize primeiro uma lista e estabeleça uma pauta, para não perder tempo com muitas interrupções;
- Descubra qual é seu “horário nobre” no qual sua produtividade é maior e programe para ele as atividades que envolvem mais raciocínio e maior duração;
- Antes de ir embora, monte a agenda do que irá fazer amanhã, contendo somente as coisas que irá fazer naquele dia;
- Ao iniciar suas atividades, comece pelas mais importantes;
- Tire de sua mente de atividades que não estejam programadas para seu dia. Programe o que você vai fazer e realmente faça;
- Não postergue nada, pois o adiamento da atividade gera mais trabalho e cansaço mental e psíquico;
- Diminua ao máximo as interrupções desnecessárias e programe-se para parar a atividade somente quando concluir etapas. Isso o ajudará a ser mais produtivo.
Principais Desperdiçadores de TEMPO
- Interrupções freqüentes (telefônicas e outras);
- Indecisão em relação as tarefas e baixa auto disciplina;
- Reuniões longas demais ou desnecessárias;
- Trocar de prioridades no meio das tarefas eu iniciar uma atividade sem planejamento;
- Ausência de objetivos, prioridades ou planejamento diário;
- Desorganização pessoal;
- Local de trabalho desarrumado ou trancado;
- Incapacidade de delegar eficazmente uma tarefa e divisão pouco clara das responsabilidades;
- Ficar atrás de outras pessoas para ver o que estão fazendo;
- Incapacidade de dizer não à novas tarefas, assumindo mais do que realmente pode fazer;
- Deixar tarefas inacabadas.
Exemplo de Agenda diária*
* A ser organizada conforme suas atividades
08:00 – 09:00 | E-mails 1 + café
09:00 – 09:30 | Atendimentos urgentes (coloque seu post-it da esquerda para a direita para definir a seqüência)
09:30 – 12:00 | Projeto interno do dia
12:00 – 12:30 | E-mails 2
12:30 – 13:30 | ALMOÇO
13:30 – 15:30 | Reuniões com equipe (coloque seu post-it da esquerda para a direita para definir a seqüência)
15:30 – 17:00 | Atividades gerais (To Do List)
17:00 – 17:30 | E-mails 3
17:30 – 18:00 | Agenda de amanhã
Um abraço,
Viviany
