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2 Fev 2012

Que tal organizar seu tempo diário?

Fevereiro começando, e gostaria de compartilhar umas dicas de como organizar melhor nosso tempo diário. Este assunto tem constante publicação em diversos sites, e hoje foi compartilhado aqui no trabalho.
Dependendo da rotina é algo chato e difícil de cumprir, pois exige disciplina, mas nunca é demais relembrar alguns pontos, já que o que importa mesmo é sabermos que estamos alcançando (pequenos e/ou grandes) resultados.

Dicas para administrar melhor o Tempo

  • Organize suas atividades em duas listas: a principal (Master list) que contém as maiores atividades a fazer, e a detalhada (To Do list), que contém a lista de pequenas tarefas, vinculadas ou não com as da lista principal;
  • Encontre um propósito claro que o motive a desenvolver uma atividade e estabeleça metas para concluí-la;
  • Defina as prioridades de suas atividades com base em dois critérios: importância e urgência:

- Se a atividade é IMPORTANTE e TEM PRAZO, faça AGORA
- Se a atividade é IMPORTANTE e NÃO TEM PRAZO, faça LOGO DEPOIS
- Se a atividade NÃO É IMPORTANTE e TEM PRAZO, DELEGUE
- Se a atividade NÃO É IMPORTANTE e NÃO TEM PRAZO, NÃO FAÇA

  • Leia um e-mail e resolva-o na hora e o lerá somente uma vez. Se não puder resolvê-lo na hora, crie uma atividade correspondente a ele;
  • Se for preciso resolver questões com outras pessoas, organize primeiro uma lista e estabeleça uma pauta, para não perder tempo com muitas interrupções;
  • Descubra qual é seu “horário nobre” no qual sua produtividade é maior e programe para ele as atividades que envolvem mais raciocínio e maior duração;
  • Antes de ir embora, monte a agenda do que irá fazer amanhã, contendo somente as coisas que irá fazer naquele dia;
  • Ao iniciar suas atividades, comece pelas mais importantes;
  • Tire de sua mente de atividades que não estejam programadas para seu dia. Programe o que você vai fazer e realmente faça;
  • Não postergue nada, pois o adiamento da atividade gera mais trabalho e cansaço mental e psíquico;
  • Diminua ao máximo as interrupções desnecessárias e programe-se para parar a atividade somente quando concluir etapas. Isso o ajudará a ser mais produtivo.

Principais Desperdiçadores de TEMPO

  • Interrupções freqüentes (telefônicas e outras);
  • Indecisão em relação as tarefas e baixa auto disciplina;
  • Reuniões longas demais ou desnecessárias;
  • Trocar de prioridades no meio das tarefas eu iniciar uma atividade sem planejamento;
  • Ausência de objetivos, prioridades ou planejamento diário;
  • Desorganização pessoal;
  • Local de trabalho desarrumado ou trancado;
  • Incapacidade de delegar eficazmente uma tarefa e divisão pouco clara das responsabilidades;
  • Ficar atrás de outras pessoas para ver o que estão fazendo;
  • Incapacidade de dizer não à novas tarefas, assumindo mais do que realmente pode fazer;
  • Deixar tarefas inacabadas.

Exemplo de Agenda diária*
* A ser organizada conforme suas atividades

08:00 – 09:00 | E-mails 1 + café
09:00 – 09:30 | Atendimentos urgentes (coloque seu post-it da esquerda para a direita para definir a seqüência)
09:30 – 12:00 | Projeto interno do dia
12:00 – 12:30 | E-mails 2
12:30 – 13:30 | ALMOÇO
13:30 – 15:30 | Reuniões com equipe (coloque seu post-it da esquerda para a direita para definir a seqüência)
15:30 – 17:00 | Atividades gerais (To Do List)
17:00 – 17:30 | E-mails 3
17:30 – 18:00 | Agenda de amanhã

Um abraço,
Viviany

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31 Jul 2010

Vida de trainee

O sonho de trabalhar em grandes empresas faz com que milhares de jovens se inscrevam todos os semestres em programas de trainees. Geralmente esta carreira proporciona desenvolvimento profissional e projeção a cargos de lideranças em menos de 3 anos, além de bons salários iniciais e a possibilidade de trabalho no exterior.

Os perfis desejados pelas organizações são variados, já que cada área de atuação exige determinada competência e experiências prévias, porém não estão descartados deste processo os estudantes que nunca trabalharam, mas já tiveram experiências em empresas juniores e intercâmbios.

Como se pode ver é tudo muito variável, e cabe ao estudante escolher as áreas de atuação que tenha mais afinidade, para que o seu perfil seja realmente o desejado e escolhido pela empresa do processo seletivo.

Hoje eu trouxe a história do Danilo, que após passar em alguns processos para trainee viu o mercado abrir as portas para a sua atuação profissional.

Danilo Tadachi, 26 anos, é formado em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina, e faz sua segunda graduação em Contabilidade na Unisul, também em SC. Sua carreira é constituída de trabalhos voluntários através da Jr Achievement, intercâmbios na África do Sul e nos EUA (Boston e Colorado), e tem experiências profissionais em empresas como Unimed, Brasil Telecom, Softway, Dígitro, Deloitte (através do processo de trainee), e a atual Mexichem (Amanco) no ramo de auditorias.

Viviany: O que te motivou a seguir uma carreira de trainee?
Danilo: A oportunidade de crescimento, e a busca por novos desafios.

Viviany: Quanto tempo você se preparou para o processo de seleção? Como foi esta dedicação?
Danilo: Na última fase da faculdade, lá em 2007, eu comecei a me inscrever em diversos programas de trainee como os da Unilever, Ambev, Volkswagen, Bunge, e também nos das empresas com foco em auditoria, como a Deloitte, Price, KPMG, Ernest Young e BDO Trevisan.
Neste caso, como eu já tinha experiência na área de auditoria, e em função do perfil destas empresas a concorrência ser menor, isto poderia facilitar no meu processo de aprovação. Pensando desta forma cheguei na final de todas e escolhi a Deloitte; a maior do mercado.

Viviany: Lembra de quantos processos você se inscreveu? Em algum momento pensou em desistir ao saber da quantidade de candidatos inscritos?
Danilo: Me inscrevi em aproximadamente uns 15 processos, e já tinha noção da concorrência, mas não pensava em desistir porque acreditava na minha preparação, e desejava realmente atuar em auditoria como trainee.

Viviany: Quais foram as primeiras impressões ao assumir sua posição de trainee, e o que um jovem profissional deve esperar ao ser aprovado?
Danilo: Ao ingressar na Deloitte, empresa de auditoria externa, recebi um treinamento de 6 semanas em Curitiba/PR.
Ao ser aprovado um jovem deve saber que como trainee as oportunidades são ótimas pois permitem que você trabalhe com empresas grandes, tenha um plano de carreira diferenciado (ou é promovido ou é demitido), e muitas ainda proporcionam contato e trabalhos internacionalmente, estimulando você a se manter atualizado para que não se torne um profissional ultrapassado.
Existe muito trabalho, muito aprendizado, visibilidade no mercado, oportunidades de desenvolvimento profissional, tanto para aspectos técnicos quanto a progressão salarial. O perfil de auditor é bastante valorizado no mercado e em um curto prazo, mas como pontos  a refletir menciono o excesso de carga-horária, o salário inicial mais baixo (no ramo de auditoria), viagens bastante freqüentes, muitas metas, trabalho sobre pressão, e carga-horária excessiva fim de semana.

Viviany: Pra quem você não recomendaria os programas de trainees?
Danilo: Não recomendo esta carreira, para:
- Quem evita horários flexíveis de trabalho;
- Quem não sabe trabalhar por resultados;
- Quem não busca se desenvolver, pois a carreira de trainee pede atualização constante; e
- Quem não gosta de mobilidade, pois a pessoa precisará ir para o lugar que a empresa determinar.

* este post integra a sessão ‘Um papo sobre Carreira’.

* este post integra a sessão ‘Um papo sobre Carreira’.

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18 Mai 2010

Your business card, please

Outro dia estive lendo um pouco sobre a Aiesec Cambodia, e observei uma prática bastante interessante a ser aplicada em feiras e eventos, que tem por objetivo networking, formação de parcerias, apresentação de produtos, e demais fins profissionais.

Apesar de eu não saber especificamente o objetivo do evento desta foto, pois o dado não estava disponível, é possível ver um simples exemplo, que pode ser adotado principalmente por micro e pequenas empresas, além de ONGs que desejam conhecer novos apoiadores.

Trata-se de uma mesa de informações para a imprensa e para empresários deixarem seus cartões de visita. Já fui a vários eventos em que os profissionais precisam trocar seus cartões com quem desejam, como de costume, porém se pensarmos no organizador e em diversas situações aonde tais evento são abertos, não exigindo o pré-cadastro dos participantes, esta prática pode ser muito interessante, a fim de realmente conhecer os presentes e aqueles possíveis interessados na geração de futuras negociações.

Se alguém conhece algo semelhante, ou resolver daqui uns dias adotar esta prática, venha me contar, por favor, pois eu gostaria de saber sobre os resultados alcançados. ;)

Viviany

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28 Abr 2010

O problema não é meu

‘Eu sou pago para isto’, ‘estou muito ocupado’, ‘o problema é deles’ e ‘isto não é comigo’ são expressões bastante ouvidas diariamente nas empresas. Todos se dizem sempre muito ocupados e não são capazes de assumir uma responsabilidade momentânea, além de suas funções diárias. Porém, em função desta falta de proatividade o problema que era pequeno, se torna um problemão.

Abaixo deixo um vídeo bem simples, que demonstra um pouco deste comportamento. Nestas situações a melhor solução a ser adotada por parte da empresa é criar um ambiente de colaboração, e conscientizar os funcionários de que eles precisam visualizar a organização como um todo, e ter a iniciativa de minimizar os problemas que estão acontecendo. Para facilitar um pouco este aprendizado, seria interessante adotar o tal do ‘job rotation’, já comum em algumas empresas, onde o funcionário de um setor passa um dia acompanhando a função do funcionário de outro setor, a fim de entender mais sobre outros processos da organização. Isto é bastante produtivo, e geralmente gera satisfação e resultados positivos.

Viviany

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25 Abr 2010

Intercâmbio no Egito

O Oriente Médio é de longe uma das primeiras escolhas de brasileiros para um intercâmbio profissional. Todos os caminhos sempre levam, comumente, para a América do Norte e para a Europa.

A curiosidade de saber o que se passa em vários lugares do mundo, e as experiências vividas por estudantes e profissionais é o que me motiva a construir este trabalho e propor diversas conversas com pessoas que buscam incrementar sua carreira em lugares diferentes daqueles em que foram criadas.

Quanto ao Egito? mais diferente, impossível. Escolhi a história do Renan pra ser a primeira de muitas outras que virão, e farão você refletir e desafiar-se em novos aprendizados. Vamos lá!

Renan Caixeiro, 21 anos, é formado em Comunicação Social pela Universidade Federal de Juiz de Fora, sua cidade natal, e tem direcionado sua carreira para as áreas de marketing e comunicação empresarial. Desde janeiro de 2010 está em um intercâmbio na Platinum Partners, uma consultoria de administração no Cairo, capital do Egito, onde ficará até o próximo 30 de abril.

Viviany: Ao chegar no país você enfrentou alguma dificuldade quanto à adaptação cultural? Existem costumes muito diferentes se comparados ao Brasil?
Renan: Em relação ao Egito eu tive duas dificuldades fortes no começo. A primeira foi em relação à alimentação. Além de não estar habituado à culinária local, os horários de café da manhã e almoço também me confundiram. É costume aqui o café ser por volta de meio dia e o almoço por volta de 19h – então tive que me acostumar com um lanche no horário do almoço (do Brasil).

Meu outro problema foi chegar ao trabalho. O transporte público na cidade do Cairo é bastante confuso e desorganizado. Demorava cerca de 2 horas só para chegar ao trabalho e tinha que caminhar, pegar metrô e táxi. Além de isto ser cansativo, ficava pesado no meu orçamento aqui, mas graças a Deus consegui me mudar para um lugar próximo ao trabalho – agora caminho cerca de 15 minutos.

De uma maneira geral, o que diferencia o Egito do Brasil é a influência da religião no dia-a-dia. O Brasil é um Estado laico, apesar de a maioria ser cristã, já no Egito não há essa separação, pois o Estado é islâmico. Por um lado isto é ótimo, mas por outro limita algumas coisas – pra quem gosta de bebida alcoólica, principalmente. O lado bom é que os egípcios seguem a religião islâmica e dentre outras coisas esta é uma religião que combate a criminalidade. Assaltos e assassinatos são coisas raras no Egito; este é um dos países mais seguros do mundo, até mais do que alguns europeus, por exemplo. O policiamento é bastante presente também.

Além disso, a religião influencia muito no relacionamento entre as pessoas. É raro ver grupos de amigos de homens e mulheres, pois isto é bem separado. As mulheres só andam com mulheres e por aí vai. Já entre os homens as relações são bem parecidas com as do Brasil – de certa forma, até mais abertas, pois é comum ver amigos andando de mãos e braços dados – o que simboliza uma amizade forte entre homens, e lembrando que homossexualismo não é algo comum por aqui.

Viviany: Em qual empresa você trabalha, qual a sua função?
Renan: A Platinum Partners é uma empresa de pequeno porte, com cerca de 15 funcionários fixos e outros que são contratados para projetos específicos. Ela trabalha com consultoria na área de desenvolvimento de negócios, além de vender treinamentos, concorrendo principalmente com empresas como PriceWaterhouseCoopers aqui no Oriente Médio.

Minha função é de estagiário. Eu executo algumas tarefas de suporte (comunicação e marketing) e trabalhei com treinamento de empresas na área de vendas (um dos produtos da consultoria). Minha job é um projeto interno, e basicamente o que eu faço é estudar bastante sobre vendas (e demais treinamentos que eles já deram) e organizar o material para os próximos eventos, que duram cerca de 3 dias.

Eu trabalho diretamente com uma equipe de egípcios e com outros intercambistas que estão aqui.

Viviany: Durante este tempo que você tem trabalhado com marketing no Egito, já é possível identificar práticas de trabalho diferentes das existentes no Brasil? Viu algo de inovador ou algo muito atrasado que vale a pena ser melhorado nesta área?
Renan: Eu identifiquei um estilo bastante diferente de trabalho. De certa forma, os egípcios são mais “tranqüilos” para trabalhar, e as coisas fluem de forma bem solta, sem muita pressão. Eu esperava muito mais pressão, principalmente por se tratar de uma consultoria.

Pelo que eu percebi, eu diria que o Egito está como o Brasil estava há cerca de 20 anos. Os conceitos de marketing e comunicação empresarial, por exemplo, ainda estão dando os primeiros passos por aqui. Não vi muita inovação, vi mais imitação. Há mais influência das empresas americanas e européias no Mercado – elas se destacam pelas ações.

O que eu percebo é um Egito que caminha rumo a uma “ocidentalização” – eles adoram carros como Mercedes e BMW, música eletrônica americana, fast food, futebol europeu, roupas italianas, etc. Por outro lado, há ainda a forte presença da cultura islâmica e árabe nos costumes, relacionamentos e gestão de negócios.

Pelo lado do Jornalismo, a minha formação, o que eu vejo não me anima. A mídia não tem muita liberdade de expressão – o país vive uma espécie de ditadura “democrática”, com um presidente “eleito” que completará 30 anos no poder. Uma boa parte da população nunca teve outro presidente. Eu acredito que isso é um entrave no desenvolvimento do país, mas mesmo assim não dá pra ver uma saída “democrática” para os próximos anos, pois a população precisa ser educada quanto a isso e há muito trabalho a ser feito.

Viviany: Você foi para um país que não é muito comum nos destinos de viagens. Que mensagem deixa para um estudante ou profissional que deseja buscar oportunidades em países diferentes, e passar por este tipo de experiência?
Renan: Quanto mais diferente, melhor. Quem estiver interessado em buscar um intercâmbio, eu aconselho a se desafiar em um lugar como o Oriente Médio. Quanto maior o choque cultural, melhor vai ser a experiência – é o que acredito.

Se você quiser conhecer mais sobre esta experiência, os relatos são encontrados no blog do Renan em http://renancaixeiro.wordpress.com. Confere lá!

Viviany

* este post integra a sessão ‘Um papo sobre Carreira’.

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21 Abr 2010

Em breve

Ouvir histórias e aprender com base nas experiências de outras pessoas é sem dúvida uma das coisas mais prazerosas pra quem está no início de carreira.

Observando o dia-a-dia de diversos estudantes e profissionais, sendo alguns destes meus amigos de ‘nova e velha data’, percebo que as suas escolhas profissionais são as mais variadas possíveis. São tempos diferentes, criação familiar e preparação educacional diferentes, além das específicas necessidades pessoais e sonhos. Ao considerar todos estes aspectos é possível compreender o direcionamento que cada um dá para a sua carreira, desde o abandono dos estudos em função do foco em trabalho, como também o ingresso na universidade e o início de atividades profissionais através de estágios, faculdade e trabalho no exterior, dedicação nas empresas privadas como trainee, ou ainda a opção de carreira pública em diversas áreas.

A partir de toda esta diversidade pensei em ouvir profissionais – ou profissionais em formação -, e construir um material que pudesse servir de consulta, aqui no blog, para diversos estudantes que ainda estão pensando no seu destino profissional, e nas etapas que podem ser construídas para melhor se prepararem para seguir no mercado de trabalho, e principalmente estarem feliz com cada escolha realizada, e o aprendizado vivido nas oportunidades.

Algumas conversas já foram feitas e em breve as entrevistas, e experiências contadas, serão publicadas por aqui. :)

Viviany

* este post integra a sessão ‘Um papo sobre Carreira’.

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10 Abr 2010

Procura-se melhor atendimento

Atendimentos, vendas e entregas. Tudo isto deve ser bem observado quando a questão é a satisfação e a fidelização de clientes. Hoje vi esta chamada que comenta sobre o assunto: ’Procura-se: Gente para nos ajudar a construir companhias mais humanas e um Brasil melhor em atendimento.’

Seria muito bom se alguns vendedores criassem um pouco desta consciência pra conquistar mais e mais clientes. Porém, a nossa realidade ainda é outra. Ao chegarmos em várias lojas, o pessoal mal sabe informar sobre as funcionalidades dos produtos, e não se preparam pra entender e logo identificar as necessidades do cliente.

Isto faz diferença; isto é a diferença: um bom atendimento depende do conhecimento do produto. Pense nisto!

Viviany

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26 Mar 2010

Pensar ‘fora da caixa’

Há um tempo venho praticando o exercício de pensar diferente, pensar ‘fora da caixa’, produzir e produzir ideias, afinal, a gente só encontra uma ideia boa e aplicável (ou mais de uma) ao passar pelas ruins e as não viáveis.

Mas isto não surgiu do nada. No dia-a-dia as pessoas comentam sobre ideias corriqueiras, como toda criança, como todo estudante, e como todo ‘cientista maluco’. Muitas vezes elas não saem do papel; a maioria. Por outro lado existem aquelas que surgem e passam a valer milhões. Você só tem tempo de dizer: ‘- Como eu não pensei nisto antes?!’. Talvez pensar você até tenha pensado, mas faltou a ação; o fazer acontecer, que depende algumas vezes de recur$os e de coragem.

Da mesma forma que surgem do nada, eu acredito que as pessoas podem se educar cada vez mais na prática de geração de ideias, e mesmo apesar de se dizer que a criatividade é algo subjetivo, nada impede que você desenvolva este hábito frequentemente, seja no seu ambiente de trabalho ou fora dele, já que isto dependerá da sua rotina, experiências, conversas e leituras. Esta foi a minha escolha há uns anos, e desde lá venho desenvolvendo esta capacidade de olhar as coisas, processos, modelos de negócios e comportamentos, pra refletir sobre o que já é tendência e o que pode surgir de novo.

Em outubro de 2009, a HSM publicou uma matéria sobre este assunto, e há um trecho que comenta um pouco sobre o ambiente propício para geração de ideias:

Para “pensar diferente” a atitude mais benéfica que você pode ter é se colocar fora de seu ambiente usual. É raro que as pessoas tenham ideias novas enquanto estão sentadas em seu escritório ou interagindo com as mesmas pessoas todos os dias. Observamos que se colocar em uma circunstância inédita ou diferenciada, seja numa viagem ou encontrando pessoas que não vemos todos os dias, é de longe a melhor forma de fazer com que o cérebro saia de seu modo previsível e desperte a criatividade inerente.

Eu concordo discordando, pois são em determinados ambientes já usuais, que você vê urgentemente a necessidade de mudança, e este fato pro processo criativo já se torna suficiente. Por outro lado, não elimino a ideia de que novos lugares e pessoas catalisam o pensar e o criar.

Trarei a matéria da revista na íntegra nos próximos dias, mas desde já pense no assunto, tente produzir ideias, sem qualquer tipo de medo de ser repreendido por alguém. Muitas vezes elas auxiliarão na sua rotina diária, no desenvolvimento da sua criatividade e detalhismo, não precisando, necessariamente, ser aquela ideia brilhante desejada por qualquer empreendedor.

Viviany

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1 Mar 2010

Matemática aplicada aos negócios

Só de pensar em números e cálculos, dezenas de estudantes e profissionais já se apavoram. Muitos fogem dos estudos de matemática, sem mesmo conhecerem a abrangência da atuação de um profissional que entende mais sobre este assunto, e o futuro promissor de alguém que opta por seguir esta carreira.

Diferente de engenheiros e contadores, a ideia que todos têm do matemático é de que seu destino será nas salas de aula, e não necessariamente num posto de trabalho em uma empresa comum. Justamente para quebrar este paradigma, já existem cursos que estão sendo criados para preparar os jovens pra mais esta possibilidade, afinal este tipo de mão-de-obra se torna um diferencial valioso ao ser bem utilizado pelas organizações, e se bem analisado, os benefícios são mútuos, pois a empresa ganha e o matemático também.

Abaixo deixo um vídeo que apresenta um pouco de um curso criado na USP, a fim de mostrar o mercado para os interessados nesta área.

É isto!
Como várias carreiras já estão saturadas de profissionais, vai que você descobre esta aptidão e bom gosto pela matemática, e passa a ser um profissional procurado pelo mercado?
Já para aqueles que atuam na área a dica é: ‘aprenda a vender seu peixe!’ ;)

Viviany

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24 Fev 2010

Reunião de 1 minuto

Publicado em 29.09.2009

Não me esqueço quando este caso foi citado no início da pós, lá em 2007. A tal da reunião de 1 minuto.

Hoje 29.09 é o aniversário do Genésio, um colega da pós, que trabalha nos Correios há bastante tempo! Ao dar os parabéns pra ele, eu lembrei da história que ele contou, sobre este tipo de reunião. Mas como assim, só de um minuto?

Então! sabe quando algum funcionário é demitido, ou a empresa está sofrendo sérios problemas, e surge aqueles constantes burburinhos pelos corredores? a cada momento se descobre uma versão nova do fato ocorrido, isto tudo pela falta de um comunicado oficial da empresa, etc? (nem sempre algumas comunicações devem ser abertas para toda a organização, porém, de qualquer forma ainda acabam gerando barulho).

Pois bem, a reunião de 1 minuto deve ser utilizada exatamente pra isto. Antes mesmo de surgirem as tais conversinhas é muito legal que o gestor da área pare tudo, chame a sua equipe e comente sobre o que está acontecendo. Isto simplifica muitas coisas, e você põe um ponto final nas fofocas e notícias distorcidas que estariam por vir.

É simples assim. Em 1 minuto você esclarece o ocorrido, a sua equipe segue a trabalhar em paz, e sem motivos pra inventar seja lá o que for, ou ainda reclamar que não recebem informações suficientes da empresa (fato este, que ainda acontece em muitas delas).

Como comentei, se a informação é muito estratégica, e/ou o e-mail para comunicados ainda não é algo muito utilizado pela sua empresa, se informe, veja o que aconteceu e chame o seu time pr’uma conversa, mostre o pouco (ou muito) do que você sabe, e evite todos estes desencontros de informações.

É bem mais fácil, não? e coisa de um minuto…

Viviany

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